WacanaMitra

EVALUASI UNTUK LANGKAH LEBIH MAJU

Sekaranglah saatnya pengusaha melakukan evaluasi menyeluruh, terhadap langkah dan kinerja bisnisnya sepanjang 2005. Hasil evaluasi yang objektif, akan sangat menentukan langkah pengembangan pada 2006 mendatang.

BAGAIMANA keadaan perusahaan sepanjang 2005, yang sebentar lagi bakal berlalu? Dengan melakukan evaluasi secara menyeluruh dan tepat, pengusaha bisa mengetahui secara persis, keadaan perusahaan, termasuk pencapaian yang diraihnya selama satu tahun. Masalah-masalah yang pernah terjadi pun, kemungkinan bisa dicarikan solusinya yang tepat, sehingga tidak terulang lagi di masa mendatang.

Tentu saja, ada sejumlah syarat yang harus dipenuhi, agar evaluasi bisa benar-benar dilakukan dengan baik. Salah satu yang paling mendasar, adalah adanya sistem pembukuan yang rapi, mudah dimengerti dan akurat. Dengan mencermati angka-angka yang tercatat dalam pembukuan, keadaan perusahaan dan perkembangannya selama setahun, sudah bisa diketahui.

Kemudian, setiap bagian dalam perusahaan, mempunyai laporan atas hasil kegiatan yang telah dilakukannya. Agar pencapaiannya mudah diukur, dalam laporan tersebut harus disebutkan juga anggaran atau target yang dicanangkan sebelumnya.

Sebetulnya, laporan-laporan tersebut semestinya memang tidak dibuat hanya pada akhir tahun. Lebih sering, lebih baik. Minimal sebulan sekali. Dengan begitu, evaluasi pun bisa dilakukan dengan lebih sering, sehingga jika ada sebuah masalah, bisa diselesaikan pada saat itu juga.

Fokus pada Kelemahan
Jadi, evaluasi yang dilakukan pada akhir tahun, cenderung terarah pada aspek-aspek yang lebih luas dan bersifat strategis. Namun, tetap saja, fokus evaluasi hendaknya lebih banyak pada upaya mencari masalah atau kelemahan-kelemahan yang terjadi, atau sesuatu yang tidak berjalan sesuai target.

Meskipun penting, upaya untuk mencari kelemahan seringkali tidak mudah. Terlebih pada perusahaan kecil yang biasanya sangat identik dengan pemiliknya. Sebab, secara manusiawi, orang sulit melihat kelemahannya sendiri. Apalagi jika perusahaan tersebut sudah dinilai berhasil, dan memang menguasai pasar di wilayahnya. Rasa percaya dirinya bisa menjulang terlalu tinggi, sehingga cenderung meremehkan para pesaingnya.

Rasa percaya diri terlalu tinggi yang melahirkan pandangan menyepelekan pesaing, itu sangat berbahaya. Sebab, dalam bisnis, segalanya bergerak secara dinamis. Perubahan bisa berlangsung secara cepat. Perusahaan yang hari ini menguasai pasar, bisa saja besoknya dilewati pesaing karena lengah dan menganggap enteng.

Padahal, justru karena posisinya sebagai penguasa pasar, pemilik perusahaan itu harus lebih waspada. Sebab, para pesaing justru bekerja keras untuk merebut posisi tersebut. Sering terjadi, ketika sebuah perusahaan kecil sudah berkembang dan mapan, berbagai faktor yang mendukung efisiensi, malah melemah.

Sang pemilik perusahaan, misalnya, sudah merubah gaya hidupnya secara drastis menjadi cenderung boros. Penggunaan telepon, listrik dan sebagainya, tidak terkontrol lagi lantaran dianggap soal sepele.

Lebih celaka lagi, jika pelayanan kepada konsumen juga ikut menurun. Karena selalu didatangi banyak pembeli, si pengusaha dan seluruh karyawannya, merasa bahwa pihak konsumenlah yang butuh, bukan perusahaan. Kehilangan satu atau dua konsumen yang cerewet, dianggap bukan masalah besar.

Maka, perusahaan pun berjalan dengan biaya tinggi karena tidak efisien. Konsumen yang pergi karena kecewa dengan memburuknya pelayanan, akan mempengaruhi konsumen lainnya, sehingga sedikit demi sedikit, jumlah konsumen yang datang terus berkurang.

Sementara itu, para pesaing yang masih serba terbatas, justru bergerak dengan efisiensi tinggi, agar bisa menekan biaya operasional. Pelayanan pada konsumen pun, jauh lebih baik agar memperoleh banyak konsumen baru. Dengan berbagai cara, mereka juga berupaya untuk terus menerus memperbaiki kualitas produknya, sehingga setara bahkan lebih dari sang penguasa pasar. Hasilnya, perusahaan mapan itu pun terlewati. Gantian pesaingnya yang memimpin pasar. Dalam bisnis, kejadian seperti ini sangat sering terjadi.

Karena itu, sekali lagi, dalam melakukan evaluasi, fokus pada kelemahan sangat penting. Supaya mendapatkan masukan yang lebih bervariasi dan valid, libatkan karyawan dalam proses evaluasi itu. Lebih baik lagi, kalau konsumen juga dilibatkan. Misalnya, melalui kuisioner atau dengan mengundang sejumlah konsumen, yang sudah jadi pelanggan maupun belum. Jika perlu, undang juga ahli pemasaran untuk memperoleh masukan yang lebih luas.

Tapi, sekali lagi, pengusaha harus bersedia membuka hati dan pikiran terhadap semua kritik atau pandangan yang menunjukkan titik lemah. Pikiran terbuka itu sangat penting. Sebab, seperti parasut, otak juga akan berfungsi jika terbuka.

Karena itu, sangat penting untuk membaca dengan teliti angka-angka penjualan dari waktu ke waktu. Tidak cuma menyangkut total penjualan, tetapi juga rincian jenis-jenis produk yang meningkat penjualannya, yang tetap dan produk yang penjualannya menurun (jika produk yang dijual lebih dari satu).

Kalau kecenderungan positif tersebut sudah sangat jelas, dan manajemen perusahaan siap melakukan ekspansi, langkah mengajukan kredit pada bank pun, boleh dilakukan. Bahkan mungkin harus, supaya perusahaan bisa melesat ke arah perkembangan yang lebih tinggi.

MELACAK BIANG PENURUNAN LABA

ASPEK pertama yang paling menjadi perhatian dalam evaluasi, biasanya soal laba rugi. Pengusaha boleh jadi akan terbelalak, jika mengetahui perolehan laba usahanya merosot tajam, padahal omset penjualan stabil, bahkan sedikit lebih tinggi.

Faktanya, penurunan laba memang bukan hanya diakibatkan oleh satu faktor, seperti omset penjualan. Bahkan, bukan mustahil, perolehan laba justru naik, meskipun omset sedikit menurun. Ini bisa terjadi, misalnya, karena perusahaan berhasil menetapkan kenaikan harga produk secara tepat. Karena itu, upaya melacak biang penurunan laba, harus dilakukan secara luas. Beberapa kemungkinan berikut (di luar penurunan omset penjualan), patut diperhatikan:

Peningkatan biaya operasional yang sangat tinggi (misalnya karena pengaruh kenaikan harga BBM), tidak diikuti dengan kenaikan harga jual produk.

Kegiatan perusahaan makin tidak efisien. Misalnya, penggunaan mesin tua yang lebih boros bahan bakar atau listrik, cara pembelian bahan baku yang tidak tepat, penyimpanan bahan baku yang salah sehingga sering terjadi kerusakan atau kehilangan,dsb.

Gaya hidup pemilik perusahaan yang meningkat dan membutuhkan biaya lebih besar, tanpa diimbangi dengan produktivitas.

Penambahan karyawan yang tidak diiringi peningkatan produktivitas yang berarti.

Kinerja karyawan yang makin melemah, baik karena minimnya insentif maupun kejenuhan.

Pembukuan tidak akurat, sehingga banyak penyimpangan yang tidak terlacak.

FUNGSI TUTUP BUKU

PERUSAHAAN yang sudah menerapkan sistem pembukuan yang baik, pada setiap akhir tahun biasanya melakukan tutup buku, dengan menyusun laporan laba rugi dan neraca. Pada kesempatan ini, juga dilakukan audit. Jika ingin mendapatkan hasil yang lebih objektif, ada baiknya menggunakan jasa auditor dari luar.

Proses tutup buku dan audit, hampir sama dengan proses general checkup tubuh manusia. Hasilnya akan memperlihatkan tingkat kesehatan perusahaan. Karena itu, pengusaha harus rela “isi perut” perusahaannya diperiksa. Jangan khawatir, para auditor tidak akan membocorkan rahasia perusahaan, karena mereka terikat sumpah.

Jika tingkat kesehatan perusahaan sudah diketahui, maka pengusaha akan lebih mantap untuk melangkah di tahun berikutnya. Langkah pembenahan dan pengembangan, bisa dilakukan secara tepat dan terarah.


Fokus